Geschäftsordnung Stiftungsvorstand

Die vorliegende Geschäftsordnung wird vom Vorstand der Stiftung Forum Verfassung gemäß § 8 Abs. 10 des Bundesgesetzes zur Errichtung der Stiftung Forum Verfassung, BGBl I 48/2023 idF BGBl I 128/2023 erlassen.*

  • 1 Allgemeines

(1) Die Rechte und Pflichten des Stiftungsvorstands ergeben sich aus dem Bundesgesetz zur Errichtung der Stiftung Forum Verfassung, BGBl I 48/2023 idF BGBl I 128/2023, sowie aus dieser Geschäftsordnung.

(2) Der Stiftungsvorstand besteht aus fünf Personen, die nach Anhörung des Kuratoriums gemäß § 8 Abs. 1 von dem für Verfassungsangelegenheiten zuständigen Bundesminister bzw. von der für Verfassungsangelegenheiten zuständigen Bundesministerin bestellt werden. Hinsichtlich der Dauer der Funktionsperiode, der Unvereinbarkeit mit anderen Ämtern sowie der Abberufung gelten die Bestimmungen des § 8 Abs. 2, 3 und 4.

(3) Der Stiftungsvorstand verwaltet und vertritt die Stiftung und sorgt für die Erfüllung des Stiftungszwecks. Ihm obliegt die Auswahl der Projekte zur Erreichung des Stiftungszweckes nach § 3.
(4) Die Mitglieder des Stiftungsvorstands haben ihre Aufgaben mit der Sorgfalt ordentlicher Unternehmerinnen und Unternehmer sparsam, wirtschaftlich und zweckmäßig zu erfüllen.

  • 2 Vorsitz

(1) Die/Der Vorsitzende und eine Stellvertreterin/ein Stellvertreter werden mit einfacher Mehrheit der Mitglieder des Stiftungsvorstands gewählt. Zur Entgegennahme rechtsgeschäftlicher Erklärungen Dritter sind die/der Vorsitzende oder im Falle ihrer/seiner Verhinderung die Stellvertreterin/der Stellvertreter der/des

Vorsitzenden bevollmächtigt. Finanzielle Verpflichtungen der Stiftung darf die/der Vorsitzende oder im Falle ihrer/seiner Verhinderung die Stellvertreterin/der Stellvertreter der/des Vorsitzenden nur im Einvernehmen mit der Geschäftsführung oder einem weiteren Mitglied des Vorstands eingehen.

(2) Die/Der Vorsitzende leitet die Stiftung und ist gegenüber dem/r Geschäftsführer/in sowie den übrigen Bediensteten der Stiftung weisungsbefugt. Sie/Er setzt die Tagesordnung der Sitzungendes Stiftungsvorstands fest, führt die Sitzungen und ist für die Protokollerstellung verantwortlich. Öffentliche Erklärungen für den Stiftungsvorstand werden vom/von der Vorsitzenden abgegeben.

(3) Zur Erreichung des Stiftungszweckes (§ 3) kann die/der Vorsitzende der Geschäftsführung Weisungen, insbesondere zur zeitnahen Umsetzung von Beschlüssen der Organe erteilen.

(4) Bei Verhinderung der/des Vorsitzenden vertritt sie/ihn ihr/e/sein/e Stellvertreter/in.

(5) Bei vorübergehender gleichzeitiger Verhinderung der/des Vorsitzenden und ihrer/seiner Stellvertreterin bzw ihres/seines Stellvertreters ist keine Beschlussfähigkeit gegeben. Sind sowohl der/die Vorsitzende als auch der/die Stellvertreter/in dauerhaft verhindert oder sind beide Funktionen dauerhaft erledigt, leitet das an Jahren älteste Mitglied des Vorstands die Stiftung bis zur Bestellung eines/r neuen Vorsitzenden.

  • 3 Einberufung

(1) Sitzungen des Stiftungsvorstands werden von der/dem Vorsitzenden so oft es zur Verfolgung des Zweckes und der Aufgaben der Stiftung erfordert, zumindest aber einmal pro Kalenderhalbjahr einberufen. Darüber hinaus hat die/der Vorsitzende eine Sitzung einzuberufen, wenn mindestens zwei Mitglieder des Stiftungsvorstands dies unter Angabe des Zwecks und der Gründe schriftlich verlangen. Wird dem Verlangen zur Einberufung einer Sitzung nicht innerhalb von vier Wochen entsprochen, können jene, die eine Einberufung verlangt haben, die Sitzung selbst einberufen.

(2) Jede Einberufung erfolgt postalisch oder elektronisch (schriftlich, per E-Mail) unter Angabe der Zeit, des Orts und der Tagesordnung an die von jedem Mitglied des Stiftungsvorstands namhaft gemachte Anschrift. Die Einberufung erfolgt zumindest drei Wochen vor dem Sitzungstermin. Unterlagen für Beschlüsse sind spätestens eine Woche vor Sitzungstermin an die Mitglieder des Kuratoriums und des Vorstands postalisch oder elektronisch (schriftlich, per E-Mail) zu übermitteln.

  • 4 Tagesordnung

(1) Die Tagesordnung wird von der/dem Vorsitzenden des Stiftungsvorstands festgesetzt. Die übrigen Mitglieder des Vorstands haben das Recht, bis eine Woche vor dem Termin einer Sitzung Gegenstände für die Tagesordnung vorzuschlagen.

(2) Ergänzungen und Änderungen der Tagesordnung während einer Sitzung bedürfen eines einstimmigen Beschlusses bei Anwesenheit aller Mitglieder des Stiftungsvorstands.

 

  • 5 Sitzungen

(1) Die Sitzungen des Stiftungsvorstands finden entweder als Präsenzsitzungen oder als Telefon- oder Videokonferenz (auch in hybrider Form) statt.

(2) Auf Antrag der Vorsitzenden/des Vorsitzenden oder von mindestens zwei Mitgliedern des

des Stiftungsvorstands kann der Stiftungsvorstand beschließen, seinen Sitzungen Auskunftspersonen beizuziehen.

(3) Eine Stimmübertragung eines Mitglieds auf ein anderes Mitglied des Stiftungsvorstands ist nicht möglich.

  • 6 Beschlüsse

(1) Der Stiftungsvorstand ist bei Anwesenheit von mindestens drei Mitgliedern beschlussfähig. Mitglieder, die durch Telefon- oder Videokonferenz zugeschaltet sind, gelten als anwesend. Eine Beschlussfassung auf schriftlichem oder elektronischem Weg im Umlaufverfahren ist zulässig.

(2) Der Stiftungsvorstand fasst seine Beschlüsse mit einfacher Mehrheit. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des bzw. der Vorsitzführenden. Stimmenthaltungen sind unzulässig, außer ein Mitglied des Stiftungsvorstands ist vom Inhalt eines Beschlusses unmittelbar betroffen oder hat sich in Bezug auf einen bestimmten Beschlussgegenstand im Vorhinein für befangen erklärt.

  • 7 Protokoll

(1) Über die Sitzungen wird ein Protokoll angefertigt, das die Namen der Anwesenden,

die Tagesordnung, den wesentlichen Verlauf der Sitzung und die Beschlüsse enthält. Im Falle von nicht einstimmig gefassten Beschlüssen enthält das Protokoll auch den zusammengefassten Verlauf der Debatte.

(2) Jedes Mitglied kann verlangen, dass die Begründung für seine Abstimmung sowie einzelne Wortmeldungen im Wortlaut zu Protokoll genommen werden.

(3) Die Niederschrift des Protokolls erfolgt durch eine/einen von der/dem Vorsitzenden zu bestimmende/n Protokollführer/in. Das Protokoll wird von der/von dem Vorsitzenden unterfertigt.

(4) Das Protokoll wird jedem Mitglied des Stiftungsvorstands tunlichst bis vier Wochen nach der Sitzung übermittelt und in der nächsten Sitzung zur Genehmigung vorgelegt.

  • 8 Zuwendungen

(1) Die Stiftung darf keine Zuwendungen Dritter annehmen. Ausgenommen davon sind Zuwendungen geringen Werts in der maximalen Höhe geringfügiger Wirtschaftsgüter, wenn sie der Erreichung des Stiftungszwecks dienen, oder Zuwendungen, die im Rahmen des Antritts der Gesamtrechtsnachfolge des Vereins „Forum Verfassung“, ZVR Zahl 486891240, erfolgen.

(2) Zuwendungen sind von der Geschäftsführung für das abgelaufene Kalenderjahr bis 31. Jänner des Folgejahres auf der Internetseite der Stiftung für die Dauer eines Jahres zu veröffentlichen.

(3) Kooperationen im Rahmen von Projekten und Veranstaltungen bleiben unberührt und sind von der Geschäftsführung für das abgelaufene Kalenderjahr bis 31. Jänner des Folgejahres auf der Internetseite der Stiftung für die Dauer eines Jahres zu veröffentlichen.

  • 9 Geschäftsführung

(1) Die Geschäftsführung wird vom Stiftungsvorstand mit einfacher Stimmenmehrheit für die Dauer von längstens fünf Jahren bestellt. Eine Wiederbestellung ist möglich. Für das Dienstverhältnis gelten die Bestimmungen des Vertragsbedienstetengesetzes 1948 – VGB dem Sinne nach (§ 1 Abs. 2 VBG).

(2) Die Geschäftsführung führt die laufenden Geschäfte der Stiftung mit der Sorgfalt ordentlicher Unternehmer sparsam, wirtschaftlich und zweckmäßig durch. Sie unterstützt den Stiftungsvorstand und das Kuratorium bei Erfüllung ihrer Aufgaben. Die Geschäftsführung ist an die Weisungen der/des Vorsitzenden des Stiftungsvorstands oder im Falle deren/dessen Verhinderung an die Weisungen der Stellvertreterin/des Stellvertreters der/des Vorsitzenden gebunden.

(3) Der Geschäftsführung obliegt insbesondere

a) der Aufbau und die Einrichtung der personellen und sachlichen Infrastruktur der Stiftung,

b) die organisatorische Umsetzung der von den Organen der Stiftung beschlossenen Projekte und Tätigkeiten zur Erfüllung des Stiftungszweckes (§ 3), insbesondere die organisatorische Unterstützung der/des Vorsitzenden des Kuratoriums und des Stiftungsvorstandes bei der Ausschreibung, Entscheidung und Verleihung des Verfassungspreises (§ 4),

c) die Einrichtung und Führung eines den Anforderungen der Stiftung entsprechenden Rechnungswesens zur zeitnahen Dokumentation der aktuellen Finanzgebarung der Stiftung,

d) die Koordination des Abrufens der von der Bundesministerin / vom Bundesminister für Finanzen zur Verfügung gestellten Finanzmittel,

e) die jährliche Erstellung einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung samt Vermögensübersicht (§ 8 Abs. 11),

f) die Öffentlichkeitsarbeit, die Betreuung von Social Media sowie die Erstellung und laufende Betreuung einer Internetseite der Stiftung entsprechend den Weisungen des/der Vorsitzenden des Stiftungsvorstands,

g) die Vorbereitung der Sitzungen des Stiftungsvorstands und des Kuratoriums,

h) das Verfassen, Versenden und Evidenthalten von Resümeeprotokollen über die Sitzungen und Beschlüsse des Stiftungsvorstands und des Kuratoriums,

i) die Dokumentation der gesetzten Maßnahmen und Evidenthaltung der gesamten laufenden Korrespondenz der Stiftung,

j) die schriftliche Vorbereitung der Berichte des Vorstands an das Kuratorium nach § 8 Abs. 12 und Abs. 13,

k) die Vorbereitung der notwendigen Unterlagen für die Stiftungsprüfung,
l) die Veröffentlichung von Zuwendungen an die Stiftung auf der Internetseite der Stiftung

(4) Finanzielle Verpflichtungen der Stiftung darf die Geschäftsführung nur im Einvernehmen mit der/dem Vorsitzenden oder im Fall deren/dessen Verhinderung mit deren/dessen Stellvertreterin/Stellvertreter oder mit einem von der/dem Vorsitzenden beauftragten Mitglied des Stiftungsvorstands eingehen. Zur Führung der laufenden Geschäfte kann der Stiftungsvorstand die Geschäftsführung bevollmächtigen, finanzielle Verpflichtungen, die den Betrag von jeweils EUR 1.000,-- nicht überschreiten, alleine einzugehen. Die Erteilung rechtsgeschäftlicher Vertretungsbefugnis zur Eingehung finanzieller Verpflichtungen, sowie die Verfügungs- und Zeichnungsbefugnis über die Konten und Depots der Stiftung unterliegt denselben Beschränkungen.

(5) Die Geschäftsführung hat, insbesondere betreffend die Zuwendung Dritter (§ 7 GO-Vorstand), jede Tätigkeit zu unterlassen, die den Anschein einer objektiven und unbeeinflussten Amtsführung der Mitglieder des Stiftungsvorstands und der Mitglieder des Kuratoriums gefährden könnte.

(6) Bei grober Verletzung der Führung der laufenden Geschäfte der Stiftung (§ 8 Abs. 2 GO-Vorstand), insbesondere grober Vernachlässigung der Obliegenheiten (vgl insbesondere § 8 Abs. 3, 4 und 5 GO-Vorstand) kann die Geschäftsführung über Antrag eines Mitglieds des Stiftungsvorstands mit einfacher Mehrheit vom Stiftungsvorstand vorzeitig abberufen werden.

  • 10 Kosten- und Aufwandersatz

(1) Die Mitglieder des Stiftungsvorstands üben ihre Tätigkeit ehrenamtlich aus. Geldwerte Leistungen aus Mitteln der Stiftung dürfen an die Mitglieder des Stiftungsvorstands nicht geleistet werden.

(2) Reisekosten sind unter sinngemäßer Anwendung der Reisegebührenvorschrift 1955, BGBl  133/1955 idgF zu ersetzen.

  • 11 Inkrafttreten

(1) Diese Geschäftsordnung tritt ab Beschlussfassung in Kraft. Sie wird auf der Internetseite der Stiftung veröffentlicht.

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* Nicht näher bezeichnete Verweise auf Paragraphen beziehen sich auf das Bundesgesetz zur Errichtung der Stiftung Forum Verfassung, BGBl I 48/2023 idF BGBl I 128/2023.

 

 

Foto: Landespressestelle Vorarlberg/Alexandra Serra